منتديات خجلي - شرح برنامج راسل

برنامج راسل

مقدمة وتعريف
يعتبر مركز الاتصالات الإدارية حلقة الوصل بين إدارات وزارة التعليم العالي، الدوائر الحكومية، المؤسسات، الطلاب المبتعثين، والملحقيات المختلفة في أنحاء العالم وهذا يرجع إلى طبيعة عمله المتمثلة في تقديم الخدمات الإدارية والبريدية للوزارة وإداراتها. ومن منطلق أهمية الأعمال التي يقدمها مركز الاتصالات الإدارية، فقد حرص على مواكبة التطور الحديث في نظم الاتصالات والمعلومات وذلك من خلال استخدام (الحاسب الآلي).

بدأ العمل باستخدام الحاسب الآلي منذ عام 1419 هـ من خلال نظام الاتصالات الإدارية، و امتدادا لتوجيهات وزير التعليم العالي حفظه الله، حرص المركز على تطبيق جميع التقنيات المتطورة المتاحة حتى يكون مركز الاتصالات الإدارية في وزارة التعليم العالي من رواد مراكز الاتصالات في المملكة العربية السعودية. وكان من جملة التطويرات المتبعة، إطلاق نسخة جديدة من نظام الاتصالات الإدارية في عام 1430 هـ، والتي تتميز بسرعة ودقة البيانات المدخلة للنظام بالإضافة إلى سرعة استرجاعها والبحث عنها، وغيرها من المميزات التي سيتم ذكرها لاحقا من خلال هذا الدليل.

ترتكز مهام مركز الاتصالات الإدارية في وزارة التعليم العالي على الآتي:
1. استقبال جميع المعاملات والمكاتبات الواردة للوزارة واستلامها وإكمال إجراءات قيدها وإحالتها للوحدات المختصة في الوزارة مع مراعاة عدم رفض الخاصة منها والسرية إلا من ذوي الشأن.
2. استلام جميع المراسلات والمكاتبات الصادرة وتسجيلها وإرسالها لجهاتها.
3. مسك ملف عام تحفظ فيه صورة واحدة فقط من كل خطاب صادر بالتسلسل.
4. الإجابة على جميع الاستفسارات والتساؤلات والتعقيبات المتعلقة بالمراسلات الواردة والصادرة وتزويد الإدارات والمسئولين بصورة من المعاملات المحفوظة التي يطلبونها وفقًا للقواعد والتعليمات المحددة في هذا الشأن.
5. وضع التنظيم اللازم لملفات الوزارة النشطة وغير النشطة، وكذلك حفظ الملفات المقفلة وصيانتها من التلف بشكلها الأصلي وإعداد صور لها بالتنسيق مع وحدة التطوير الإداري.
6. تنظيم حركة تداول الملفات المقفلة ومراقبة المعار منها إلى الجهات المستفيدة للعمل على استردادها فور الانتهاء منها.
7. استقبال المجلات الثقافية والكتب الواردة للوزارة وبعض الجهات الحكومية من المكاتب الثقافية وبعثها للمرسل إليهم داخل الوزارة وخارجها.
8. الرد على استفسارات المراجعين وتوجيههم عن طريق مكتب للاستعلامات تديره وتشرف عليه الإدارة.
9. نقل وتوزيع المراسلات داخل الوزارة.
10. إعداد تقارير دورية عن نشاطات المركز وإنجازاته ومقترحات تطوير أعماله، ورفعها إلى مدير عام الشئون الإدارية والمالية.
وحرصاً من فريق تطوير نظام المراسلات الالكترونية فقد تم إعداد هذا الدليل والذي يعتبر خلاصة النظام الجديد، حتى يتمكن المستخدم من فهم أهم المميزات، التغييرات، وطريقة استخدام نظام الاتصالات الإدارية. ،،، والله الموفق ،،،